Menu

VR project Verdwenen Zwinhavens

Brugge anno 1431

In het Zwin Natuur Park loopt nog tot 7 november de expo Verdwenen Zwinhavens (laatste kans om deze te bezoeken!). De Verdwenen Zwinhavens fietsroute met virtual reality kijkers onderweg is er gelukkig nog tot oktober 2023. Wij spraken met Hannelore Denolf en Evy Van Schoorisse van Westtoer en professor Wim De Clercq van de UGent over ‘the making of’ van dit VR project en het gebruik van innovatieve technologieën bij ergoedontsluiting. 

Westtoer en UGent zijn de initiatiefnemers van Verdwenen Zwinhavens. Wat was jullie rol in het project?
Evy (Westtoer): De UGent voert al jarenlang onderzoek naar de evolutie en het belang van de Zwingeul voor de regio. Het huidige landschap draagt dit verhaal in zich en de resultaten zijn interessant voor inwoners en bezoekers van deze prachtige Zwinstreek. De UGent trok met dit idee naar de Provincie West-Vlaanderen en Westtoer. Westtoer nam het samen met de UGent in handen. Een eerste idee voor een expo in het Zwin Natuur Park en fietsroute in de Zwinstreek met VR of AR werd geopperd en samen werd op zoek gegaan naar de partners. Een belangrijke stap was ook de locatie voor de expo vastleggen: het Zwin Natuur Park.

VR kijker Brugge

Met welke partners hebben jullie gewerkt en hoe heb je hen overtuigd? 
Wim (UGent): Het verhaal van de Verdwenen Zwinhavens is zeer sterk. Dat Brugge en daardoor ook Vlaanderen gouden tijden kende in de middeleeuwen is bekend, maar niet dat dit komt door de verbinding met de zee en een systeem van voorhavens langs de geul. In die tijd was hier het New York van de middeleeuwen met bloeiende wereldhavens en internationale invloeden op het leven hier zowel qua handel, kunst als in het denken. We hebben gezocht naar partners met een sterke inhoudelijke link met dit verhaal. Allereerst Vlaanderen, er werd een projectdossier ingediend bij het kabinet van Minister Bourgeois waarbij de Provincie West-Vlaanderen instond voor de co-financiering. Dit zorgde voor een mooi startbedrag van € 380.000. Westtoer en de UGent zijn dan op bezoek gegaan bij de verschillende partners in de Zwinstreek om participatie (inhoudelijk en financieel) te vragen voor dit project. Voor het eerst werd ook samen gewerkt met partners uit de privésector met een inhoudelijke link. De Haven van Zeebrugge, de Nationale Loterij en baggerbedrijf DEME stapten in het project. Uiteindelijk kregen we ruim € 800.000 bijeen om het project uit te voeren: voor productie, personeel en promotie. De partners in het project zijn de UGent, Westtoer, de Provincie West-Vlaanderen, het Zwin Natuur Park, Agentschap Natuur en Bos, Knokke-Heist, Damme, Brugge, Sluis, Provincie Zeeland, Haven Zeebrugge, DEME, Nationale Loterij.

Hoe hebben jullie het geheel gecoördineerd?  
Evy (Westtoer): Westtoer staat in voor de coördinatie van het project: de aanbesteding van de opdracht, overleggen met Timescope/UGent, afstemmen met het Zwin Natuur Park, de financiële opvolging, overeenkomsten (met de partners, bruiklenen, verzekering), regelen toezicht bij de expo, promotie en communicatie, organiseren van een Stuurgroep met alle partners en communicatiewerkgroep. Ikzelf, als regiomanager Brugse Ommeland en projectmanager Hannelore Denolf namen deze taak op.

De UGent is als trekker bij alle stappen betrokken en staat ook in voor de inhoudelijke uitwerking van het project. Vanuit de vakgroep Archeologie werkten professor Wim De Clercq, Jan Trachet en Maxime Poulain op het project. De UGent heeft wetenschappelijke comités opgericht om de nodige wetenschappelijke informatie die nodig was te verzamelen. Er waren wekelijkse overlegmomenten met het bureau Timescope om zo waarheidsgetrouw als mogelijk alles vorm te geven in 3D. Zij verzamelden ook de objecten om te tentoon te stellen in de Expo. Tot slot werd met Timescope gewerkt aan de Webapp Verdwenen Zwinhavens met archeologische weetjes voor onderweg. 

Het Zwin Natuur Park is de uitvalsbasis voor de expo en maakt deel uit van de fietsroute en heeft hier sterk op ingezet. Het team educatie van het Zwin Natuur Park heeft samen met de UGent  educatieve pakketten uitgewerkt voor leerlingen van de lagere en middelbare scholen. Daarnaast organiseerde het Zwin Natuur Park  extra publieksactiviteiten  (o.a. workshops, lezingen, nocturnes, begeleide fietstochten) en de promotie werd samen met hen uitgewerkt. 

Aan de gemeenten werd dan weer medewerking gevraagd om de plaatsing van de VR-kijkers langs de fietsroute mogelijk te maken en de projectinfo ook bij hun toeristische ondernemers te krijgen. Alle partners in het project communiceerden ook mee via hun kanalen. Hiervoor was er een gedeelde map met teksten, beelden en filmpjes en een social media contentkalender.

VR kijker

Jullie werkten samen met het Parijse bedrijf Timescope. Waarom kozen jullie voor deze aanbieder? 
Wim (UGent): Bij het schrijven van het bestek, was het voor ons nog niet zo duidelijk hoe we dit alles precies zouden aanpakken. Een expo indoor stond vast en we wilden de Verdwenen Zwinhavens ook terug tot leven brengen in het landschap. Innovatieve technologieën lenen zich daartoe, verschillende bureaus met ervaring werden aangeschreven. Aangezien deze opdracht zowel het ontwerp van de VR, de scenografie en de bouw van de expo en het ontwerp en plaatsen van de kijkers inhield, kozen we voor een beheersbaar type van opdracht, nl. ‘Design en Build’, alles in één. We lieten de kandidaten wel ook toe om te werken met onderaannemers, elk goed in een eigen specialiteit. Handig was ook dat op die manier bepaalde logistieke en technische zaken door Belgische firma’s werden uitgevoerd. 

Tijdens de gunningsprocedure onderhandelden we met verschillende firma’s, waaronder ook de gerenommeerde bedrijven Alfavision uit Brugge en CREATE uit Gent, die uitmuntende offertes indienden. Voor de jury sprong het Parijse bedrijf Timescope er uit omwille van de kwaliteit van de 3D-beelden, daarnaast zijn hun outdoor Timescope kijkers uniek in hun soort en reeds beproefd. Het team was enorm gretig om de wensen van de UGent te vertalen naar prachtige VR-beelden, maar dat ging uiteraard niet over één nachtje ijs. Ettelijke meetings werden georganiseerd om alles klaar te krijgen. De UGent en Timescope werkten een maand voor de opening dag en nacht om de expo en de VR-beelden af te krijgen.

Hoe pakte je de samenwerking met de diverse partners aan?
Hannelore (Westtoer): Ondanks de complexiteit van dit project, verliep de samenwerking met de partners vlot. We merkten een enorme motivatie, die er ook voor zorgde dat er zware inspanningen werden geleverd. Ook vanuit de UGent en Timescope, en zeker ook door het Zwin Natuur Park en Westtoer.  De coördinatie van zo’n project is uiteraard erg belangrijk. We stelden een Stuurgroep samen met alle partners, waar geregeld een stand van zaken werd gegeven over de voortgang van het project. En ook werd een Communicatiewerkgroep samengesteld want de rol van de partners in de communicatie en promotie van de Verdwenen Zwinhavens is cruciaal. 

Wat zijn de kritische succesfactoren bij de praktische uitwerking?
Hannelore (Westtoer): Voorop staat natuurlijk de motivatie van de partners. Met een enthousiaste en gedreven groep, loopt alles veel vlotter. Een duidelijke communicatie naar de partners over het project en inspraak in de voortgang van het project zijn belangrijk. Wat we nooit konden verwachten, is dat we door Corona bijna dit hele project online op poten hebben moeten zetten. Fysieke meetings zorgen er toch wel voor dat je mekaar soms nog beter begrijpt, maar online werkte dit ook prima. Online zorgde voor meer korte en krachtige vergaderingen. Toegegeven, soms met wat hoofdpijn achteraf. Voor wat betreft de uitwerking van de VR-beelden, is het nodig om goeie afspraken te maken. Hoe ver diepen we uit? Hoe zwaar gaan we details uitwerken? Opteren we voor animatie of niet? Het is belangrijk om dit op voorhand te bepalen en op het moment van de uitwerking tijdig af te kloppen en te valoriseren. Alleen dan is een strakke deadline haalbaar.

Voor de expo zelf is de locatie natuurlijk van groot belang. Symbolisch kon er geen betere plaats gevonden worden dan het Zwin Natuur Park. De architectuur van de zaal in het Zwin Natuur Park zorgde voor een uitdaging. Er moest, samen met de technische ploeg van het Zwin Natuur Park, vaak gezocht worden naar een creatieve (soms duurdere) oplossing i.v.m. ophanging, elektriciteit en internet, belichting en vochtigheid enz. Uiteindelijk kwam alles goed.

Wat qua workload ook niet te onderschatten viel, waren de bruiklenen voor de objecten die in de expo worden tentoongesteld. Hier komt heel wat bij kijken: opmaak facility report, aanvragen bij de musea of de eigenaars, regeling transport, uitpakken, plaatsen, waardebepaling voor de verzekering enz. Tijdig starten met de aanvragen is een must. Daarnaast is een vlotte technische ondersteuning bij problemen van groot belang. Timescoop was steeds goed bereikbaar en greep snel in als het nodig was.  

Westtoer heeft een goeie expertise in creëren en bewegwijzeren van kwalitatieve fietsroutes. Toch was deze fietsroute net iets anders. 4 outdoor VR-kijkers plaatsen in soms beschermde landschappen, vereiste heel wat toestemmingen. Voor de aanleg van de elektriciteit (soms wel 100 meter!), voor het gieten van een betonnen sokkel, voor het mogen plaatsen van de kijkers voor een periode van 3 jaar. Ook over de grens, in Sluis, waren vergunningen nodig. Gelukkig konden we rekenen op een vlotte samenwerking met Sluis en Provincie Zeeland hiervoor. 

En last but not least is er de promotie. Het sterke verhaal is essentieel voor het succes van het project van de Verdwenen Zwinhavens. En omdat we net met een sterk verhaal uitpakten en het Zwin een bekend ‘merk’ is, konden we rekenen op heel wat free publicity, naast de mediadeals en de betalende acties. Een goeie promotie uitwerken en er tijdig mee starten, is al de helft van het succes.

Teaser video brengt beleving in beeld

"VR en AR is vaak nog onbekend bij het grote publiek, je dient de beleving goed in beeld te brengen en te tonen zodat mensen weten wat te verwachten, best al een aantal maanden voor de start.”

Hannelore Denolf & Evy Van Schoorisse, Westtoer 

Remote video URL
Expo Verdewenen Zwinhavens

Was het makkelijk om het wetenschappelijke en het toeristische aspect te verzoenen? 
Hannelore (Westtoer): Op zich wel omdat het wetenschappelijke net duidt waarom de prachtige Zwinstreek is wat ze is. De AR-tafel in de expo toont mooi de evolutie van het gebied. Om het toeristische aspect ten volle naar voor te brengen, werden in het landschap de VR-kijkers geplaatst en werd een fietsroute gecreëerd die de mensen de Verdwenen Zwinhavens buiten doet ontdekken. De kijkers staan effectief op de plaatsen waar er vroeger een Zwinhaven was en de films tonen exact de situatie van zoveel jaar geleden. Door de mensen naar buiten te sturen om de Zwinhavens te gaan ontdekken, werd heel wat extra recreatief verkeer gegeneerd, wat uiteraard ten goede komt van de toeristische ondernemers. Een mooi en gratis fietskaartje toont zowel de toeristische hotspots als de erfgoedplekjes gelinkt aan de Verdwenen Zwinhavens. Cultuur, wetenschap en toerisme vloeien op die manier vlot in elkaar.

De expo is indoor, de fietsroutes uiteraard outdoor. Brengt dat extra moeilijkheden met zich mee?  
Evy (Westtoer): Het geheel is juist een verrijking. De expo toont de evolutie van het landschap, de geul en havens, in beeld en geluid. Tegelijk krijg je verdieping rond 4 thema’s en tonen de objecten en een filmpje hoe het archeologische onderzoek van de UGent in elkaar steekt en hoe we dit nu allemaal weten. De expo loopt ruim 4 maanden en creëert een sense of urgency om deze te gaan bezoeken. De 3D-beelden zijn zowel ontworpen voor de expo als voor de VR-kijkers langs de fietsroute. Door de fietsroute zijn deze beelden nog 3 jaar te bekijken en ontdek je de Verdwenen Zwinhavens op de plaats waar ze vroeger lagen en in het mooie landschap van de Zwinstreek. Een fietsroute trekt ook een ander publiek dan een expo, het verhaal van de Zwinhavens bereikt zo dus een erg ruime doelgroep. De VR-kijkers langs de route motiveren ook toevallige passsanten om de expo te gaan bekijken. In het publieksboek kan je ook na de expo meer info vinden en beeldmateriaal rond de Verdwenen Zwinhavens en het onderzoek van de UGent. Het publieksboek is trouwens ook zonder een bezoek aan de tentoonstelling zeer interessant om te lezen. 

Kan je iets vertellen over de grootorde van de kosten van dit VR project? 
Hannelore (Westtoer): Het uitwerken van het concept, het maken van alle 3D beelden, het bouwen en opzetten van de expo en het realiseren van de VR-kijkers op het terrein kost een € 500.000. Voor de promotiecampagne was er ongeveer € 150.000 voorzien. Er ging ook € 135.000 naar personeelskosten bij Westtoer en de UGent. Bijkomend moet je er rekening mee houden dat er toezicht nodig is om de uitgeleende objecten te kunnen verzekeren. Bij de expo staat elke dag een jobstudent of vrijwilliger aan de ingang. De outdoor kijkers werden jammer genoeg al slachtoffer van vandalisme. Hiervoor werd een bijkomende verzekering afgesloten. Voor het plaatsen van de VR-kijkers is er elektriciteit nodig en moest een betonnen sokkel gegoten worden. Hier zijn dus extra kosten aan verbonden. In dit project hebben de gemeenten dit op zich genomen. Ook de nodige vergunningen moeten aangevraagd  worden.  

Zijn de expo en de fietsroute een succes? Is het project ook winstgevend? 
Evy (Westtoer): De toegang tot het Zwin Natuur Park is inbegrepen in het ticket voor de expo. Een ticket kost € 12 ter plaatse en € 10 als je online reserveert. Kinderen onder 6 jaar kunnen gratis binnen, van 6 tot 17 jaar is het € 5. Het groepstarief is € 9 per persoon. De fietsroute is gratis, tenzij je gaat voor een begeleide fietstocht dan dient de gids vergoed te worden. Ook het publieksboek wordt verkocht aan € 24,90. De expo zorgt ook voor extra bezoekers aan het Zwin Natuur Park. Begin oktober zitten we reeds aan 30.000 bezoekers aan de expo die sinds juli loopt. Het gaat hier zowel om bezoekers die sowieso naar het Zwin Natuur Park zouden komen, als extra bezoekers. Er zijn dus wel wat inkomsten verbonden aan het project, maar er staan natuurlijk ook kosten tegenover. De investering wordt op lange termijn echter teruggewonnen door de persaandacht en promotie voor de Zwinstreek, door de extra verblijfs- en dagtoeristen en economische return voor de streek. Voor de UGent is dit project een straf staaltje van wetenschapscommunicatie naar een breed publiek. De Verdwenen Zwinhavens werd bovendien genomineerd voor de prestigieuze Europese erfgoedprijs ‘Heritage in Motion Awards’ en schopte het tot de shortlist van de beste 10 innovatieve erfgoedprojecten.

De VR-kijkers van Timescope blijven staan tot eind 2023. Waarom blijven ze niet permanent in het landschap?
Wim (UGent): De VR-kijkers zijn niet aangekocht maar gehuurd. Bij het huurcontract hoort ook een onderhoudscontract. Het voordeel is dat de kijkers de eigendom blijven van Timescope en zij bijgevolg ook instaan voor het onderhoud en herstel. Kleine herstellingen en onderhoudswerken kunnen vanop afstand onmiddellijk uitgevoerd worden. Een keer per maand gaat er ook iemand langs om alles te controleren en indien nodig te herstellen. Het budget van het project laat toe om de kijkers 3 jaar te behouden. De technologie en VR-beelden evolueren ook zodanig snel dat het ook niet interessant is om deze bv. 10 jaar te laten staan. Het staat de gemeenten wel vrij om zelf te kijken voor een verlenging indien de kijkers na de looptijd nog voldoende bezoekers hebben. 

Tips voor het opstarten van een VR project

Hannelore (Westtoer): Alles start met een goed verhaal. De AR en VR is geen doel op zich, maar een middel om het verhaal op een innovatieve en boeiende manier te brengen. De combinatie van AR en VR met de meer klassieke vitrines en objecten was een meerwaarde. Ook het brengen van het verhaal zowel binnen als buiten is een enorme troef en is vernieuwend. 

Om dit verhaal goed te brengen en te vertalen voor een groot publiek, is het belangrijk met het juiste bedrijf in zee te gaan. Daarvoor is een uitgebreide marktverkenning essentieel. Voor je de opdracht uitschrijft, moet je op zoek gaan naar de allernieuwste zaken want die innovatieve technologie evolueert zeer snel. 

Zorg ervoor dat je project niet bij iets tijdelijks blijft. De Verdwenen Zwinhavens fietsroute wordt gedurende 3 jaar aangeboden. De beelden en VR-films kunnen door de partners verder worden gebruikt en verder worden ontwikkeld.  We hebben bij de expo ook voorzien dat de verschillende modules door de partners ook na afloop van de expo, afzonderlijk konden worden overgenomen en terug worden opgezet op een andere locatie, wat toch een grote troef is om partners mee te krijgen in het verhaal. 

Besef goed dat een dergelijk project toch wel heel wat budget en personeelsinzet vraagt. Het vraagt een full-time projectmanager en nog iemand halftijds per week om de promotie mee uit te werken bij Westtoer en 3 mensen bij de UGent hebben hier, zeker op het laatste, fulltime op gewerkt. Ook heel wat personeel bij het Zwin Natuur Park nam taken op zich. Onderschat dit niet!

En ook al vermeld: begin tijdig met de promotie en breng de beleving in beeld. VR en AR is vaak nog onbekend bij het grote publiek, je dient de beleving goed in beeld te brengen en te tonen zodat mensen weten wat het inhoudt. 6 maanden op voorhand lanceerden we daarom, met succes, een teaserfilmpje. 

Sluis anno 1441

Verdwenen Zwinhavens

Expo in Zwin Natuurpark tot 7 november