Menu

Impact coronavirus op bestuurlijke verplichtingen

Juridische context

In de Vlaamse erfgoedsector zijn duizenden mensen actief binnen een gestructureerd kader. Dat gebeurt vanuit openbare rechtspersonen zoals een gemeentebestuur of een kerkfabriek, vanuit private rechtspersonen met commerciële doeleinden zoals een naamloze of coöperatieve vennootschap en vanuit private rechtspersonen met belangeloze doeleinden zoals een vzw, een private stichting of stichting van openbaar nut. Daarnaast is er nog een aanzienlijke groep van feitelijke verenigingen: een groep(je) van mensen die zich spontaan en vrijelijk engageren rond een gezamenlijke doelstelling en daarvoor meermaals activiteiten organiseren. Maar in tegenstelling tot wat de naam laat vermoeden worden feitelijke verenigingen niet erkend als een vereniging met eigen rechten en plichten en is er evenmin wettelijke bescherming van (het persoonlijk vermogen van) de leden in geval van problemen. 

Sinds mei 2019 worden alle private rechtspersonen gevat door het nieuwe Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV). Dat boek is een geactualiseerde samenvoeging van de vzw-wet uit 1921 en de vennootschapswet uit 1999. Alle bestaande vzw’s en stichtingen moeten hun statuten tegen uiterlijk 1 januari 2024 aanpassen om in regel te zijn met de nieuwe wetgeving. Zo moet de term ‘raad van bestuur’ vervangen worden door ‘bestuursorgaan’ of ‘bestuur’. Sommige vzw’s waaronder Herita pasten hun statuten reeds aan. Anderen hadden dan weer voorzien om dat in het voorjaar van 2020 te doen, tijdens de jaarlijkse statutaire vergadering.

Onmogelijkheid om bijeen te komen

De maatregelen tegen de corona-pandemie laten niet toe om bestuurders en stemgerechtigde leden van een vzw op een veilige manier samen te brengen voor een bestuursvergadering en de jaarlijkse statutaire ledenvergadering. Een statutaire jaarvergadering is een gewone algemene vergadering die voorzien is in de statuten van een vzw, om minstens de jaarrekening van het voorbije werkjaar goed te keuren en kwijting te geven aan de bestuurders. De wet vereist dat dit gebeurt binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar. Voor de meeste vzw’s is dat 31 december, waardoor de statutaire vergadering uiterlijk op 30 juni moet plaatsvinden.

(tijdelijke) oplossing

Om tegemoet te komen aan deze moeilijke situatie nam de federale regering via het koninklijk besluit van 9 april 2020 enkele tijdelijke en uitzonderlijke noodmaatregelen. Die maken het mogelijk om enerzijds de deadline van 30 juni te verschuiven en om anderzijds op alternatieve manieren rechtsgeldig bijeen te komen en te beslissen. 

Ook als de statuten het niet voorzien of zelfs verbieden, kan het bestuur door de tijdelijke maatregel eenparige (unanieme) beslissingen nemen via een schriftelijke procedure en kunnen vergaderingen telefonisch of via een online vergadering gebeuren. Het bestuur kan de fysieke deelname aan een algemene vergadering verbieden en opteren voor enkele alternatieven:

  • De vergadering gewoon uitstellen tot een moment waarop een fysieke bijeenkomst opnieuw toegelaten is. Het koninklijk besluit maakt dat mogelijk tot 10 weken na 30 juni, dus uiterlijk op 8 september 2020. Dat uitstel moet wel expliciet ter kennis gebracht worden van de stemgerechtigde leden, vóór 30 juni.
  • De vergadering organiseren in de vorm van een video- of telefoonconferentie met digitale programma’s als Skype, Zoom, GoToMeeting, Hangouts, Teams of andere. Alle documenten worden voordien per e-mail rondgestuurd.  
  • De vergadering organiseren op afstand via een schriftelijke procedure. Dat lijkt eenvoudig maar is in de praktijk delicater dan andere procedures, omwille van de vereiste unanimiteit (zie verder). De schriftelijke procedure is mogelijk om alle normale besluiten te nemen. Dat gebeurt dan per stemformulier, waarop leden hun beslissing aanduiden (akkoord - niet akkoord - onthouding). Gescande, gefotografeerde of digitaal ingevulde stemformulieren - telkens voorzien van een (digitale) handtekening - worden aanvaard. Leden kunnen per e-mail op voorhand en tegen een bepaalde deadline vragen stellen over agendapunten en aangeleverde documenten zoals de jaarrekening. Het bestuur bezorgt de vragen en antwoorden collectief terug aan de leden, die vervolgens hun stemformulier met beslissing per agendapunt terugmailen naar bvb. de voorzitter. Op de voorziene datum van de vergadering stelt die het resultaat van de stemming vast.    
  • De vergadering organiseren ‘achter gesloten deuren’ via volmachten. Het bestuur kan in deze uitzonderlijke omstandigheden opleggen dat leden uitsluitend mogen stemmen via een stemformulier (zei vorige procedure) en dat ze daarvoor een volmacht moeten geven aan slechts één (1) door het bestuur opgelegde persoon. In afwijking van de gebruikelijke bepalingen laat het besluit van 9 april immers toe om alle volmachten te concentreren bij één persoon, die weliswaar de specifieke steminstructies van alle individuele stemformulieren strikt moet naleven. Die persoon komt dan naar een fysieke bijeenkomst met slechts een beperkt aantal aanwezigen (bvb. voorzitter, secretaris en volmachthouder als dat een andere persoon is). Net als in de zuiver schriftelijke procedure krijgen de leden op voorhand de kans om vragen te stellen, maar met deze procedure is er geen unanimiteit vereist.  
  • Net als in normale omstandigheden moet voor de statutaire algemene vergadering minstens de helft van de leden (online) deelnemen of per volmacht vertegenwoordigd zijn. Een volmacht met ingevuld stemformulier telt dan als deelname. Behalve bij de schriftelijke procedure (unanimiteit) is een agendapunt goedgekeurd van zodra een eenvoudige meerderheid van de leden het punt goedkeurt, online of via het stemformulier.
  • Het is ook mogelijk om procedures te mengen zoals een online vergadering waarbij de leden voor de stemming niet mondeling maar wel via e-mail of in het digitale programma vragen kunnen stellen, die vervolgens mondeling beantwoord worden door bvb. de voorzitter.
  • Net als in normale omstandigheden moet eender welke procedure altijd voldoen aan drie basisvereisten:
    • leden moeten zich afdoende kunnen informeren over de te nemen beslissingen
    • leden moeten op voorhand vragen kunnen stellen en daarop een antwoord krijgen
    • leden moeten kunnen stemmen over elke individuele beslissing

Enkele aandachtspunten en weetjes

  • Een e-mail is een officieel, rechtsgeldig communicatiemiddel dat gebruikt kan worden voor alle communicatie voor zowel het bestuur als de algemene vergadering. Sommige bestuurders of stemgerechtigde leden hebben (nog) geen e-mailadres. Aangezien zij wel dezelfde rechten hebben, moeten ze dus tijdig een uitnodiging en agenda per post ontvangen. Een uitnodiging voor de vergadering per telefoon kan in principe ook. Maar bij discussie achteraf moet het bestuur kunnen bewijzen dat ze effectief en tijdig het lid contacteerde en dat kan lastig zijn.   
  • De uitzonderlijke en tijdelijke mogelijkheden van het KB van 9 april bieden alternatieven aan maar zijn geen verplichting.
  • Ook als de statuten nog niet aangepast zijn aan de vereisten van het nieuwe Wetboek Vennootschappen en Verenigingen, mag je gebruik maken van de mogelijkheden van het KB van 9 april. Dat is een oplossing voor vzw’s met verouderde statuten die bvb. geen vergaderingen op afstand voorzien. Omgekeerd maakt het KB van 9 april tijdelijk mogelijk om op een andere manier te vergaderen dan in de oude of vernieuwde statuten is vastgelegd.
  • Besteed zeker voldoende aandacht aan het correct uitnodigen van iedereen. Zorg dat de uitnodiging en de agenda tijdig verstuurd zijn, op de gebruikelijke manier. Zowel in de wet, in de statuten en desgevallend in een intern reglement staan de termijnen vermeld.
  • Van de vergadering - via welke procedure dan ook - wordt steeds een verslag gemaakt, om nadien formeel te laten goedkeuren. In principe moeten alle opmerkingen in het verslag opgenomen worden. Als dat niet het geval is, kan je achteraf als lid toch eisen dat het in het verslag komt. Als tijdens een online of telefonische vergadering de verbinding uitvalt, dan moeten het uitvallen en de duur (uur en minuten) genotuleerd worden in het verslag.
  • Naast een statutaire vergadering voorziet de wet ook nog in de term ‘buitengewone algemene vergadering’ als er beslist moet worden over een statutenwijziging. De alternatieve procedures voor een statutaire algemene vergadering zijn ook toegelaten voor dit type vergadering. Een buitengewone vergadering vereist evenwel een deelname of vertegenwoordiging van 2/3 van de leden en een goedkeuring door minstens 2/3 van de leden. Voor een wijziging van het doel of de doeleinden van de vereniging is zelfs een goedkeuring door minstens 4/5 van de leden vereist. Ook hier geldt het unanimiteitsprincipe in geval van een zuiver schriftelijke procedure.   
  • Vragen vanuit de stemgerechtigde leden worden in principe beantwoord namens het bestuur of vanuit de commissaris bij vragen aan de commissaris. Bij de toepassing van alternatieve vergaderprocedures kan het daarom aangewezen zijn dat het bestuur één persoon mandateert (voorzitter of andere bestuurder) om alle vragen te beantwoorden namens het bestuur. Dat vereist natuurlijk een formele beslissing door het bestuur.     
  • Als je werkt met stemformulieren moet elk lid zich over elk individueel beslispunt kunnen uitspreken. Als het agendapunt voorziet in de benoeming van nieuwe bestuurders of de aanvaarding van nieuwe stemgerechtigde leden bvb., dan moet er over elke naam individueel gestemd kunnen worden en dus niet over de groep aan kandidaten van dat agendapunt.  
  • De zuiver schriftelijke procedure voor zowel een bestuurs- als een algemene vergadering vereist unanimiteit. Dat betekent dat elke individuele bestuurder of elk stemgerechtigd lid akkoord moet gaan met elk apart beslispunt. Als er bvb. één van de achttien leden (om principiële reden) niet akkoord gaat met de goedkeuring van de jaarrekening, dan is deze effectief niet goedgekeurd. Overleg met de persoon in kwestie en een nieuwe vergadering zijn dan de vervolgstap.
  • Een onthouding is geen tegenstem en wordt bij de stemming buiten beschouwing gelaten. Het  beïnvloedt de vergadering en beslissing niet, tenzij de statuten expliciet anders bepalen.
  • Hou er rekening mee dat je de goedgekeurde jaarrekening binnen de 30 dagen na de goedkeuring moet neerleggen, bij ofwel de Nationale Bank ofwel de griffie van de Ondernemingsrechtbank voor vzw’s die met een enkelvoudige boekhouding werken. Dat moet dus uiterlijk op 8 oktober 2020 gebeuren voor de jaarrekening 2019.  

Bovenstaande is geen sluitend juridisch advies

Herita bundelde deze informatie op basis van beschikbare bronnen en eigen expertise en benadrukt dat dit een louter informatief karakter heeft. Wil je een sluitend juridisch advies, neem dan contact op met gespecialiseerde organisaties en steunpunten of met een gespecialiseerd advocatenkantoor. Websites waar je over deze materie meer informatie vindt, zijn: