Menu

Moeilijke gesprekken voeren met je vrijwilligers

SARC zoekt onafhankelijke deskundigen

Een vrijwilliger zorgt voor spanningen in de groep of je bent tot het besluit gekomen dat je een vrijwilliger moet laten gaan of…: dit zijn geen leuke situaties maar een gesprek aangaan is nodig.

Hieronder vind je enkele tips, kaders en voorbeelden die je op weg kunnen helpen om moeilijke gesprekken te voeren.

Als je zelf een moeilijke boodschap moet brengen, waar houd je dan rekening mee?

Doen

  • Blijf in je rol: hang niet de geïrriteerde leidinggevende uit. Blijf focussen op de essentie.
  • Zorg dat de feedback gefundeerd genoeg is en dat je zelf ook in aanraking bent gekomen met de problematiek. Concreet:
    • Zorg dat je niet te ver in de keten zit, of dat je je kan baseren op voldoende bronnen.
    • Zorg dat je voldoende voorbeelden kan aanhalen: concrete feiten en waar mogelijk die je zelf hebt geobserveerd.
  • Kondig het gesprek aan én neem er de tijd voor.
  • Speel kort op de bal: feiten worden groter als je er teveel tijd over laat gaan.
  • Werk een goede gespreksopbouw uit: zorg dat de boodschap goed wordt ontvangen.
  • Breng constructieve boodschappen
    • Probeer een ‘Feed forward’- boodschap te brengen. We hebben de neiging om te feedbacken, dus terug te kijken. Probeer daarom eens ‘feed forward’: belicht de positieve zaken in de nabije toekomst in functie van groei. Zorg er wel voor dat het niet te omfloerst wordt.
  • Creëer een goede context: een gesprek in een rustige en vertrouwde omgeving, voorzie voldoende tijd, voldoende privacy,…
  • Zorg voor tweerichtingsverkeer: luister ook naar het verhaal aan de andere kant. Je brengt je boodschap, maar je checkt af met de ontvanger hoe het voor hem is. Je hoeft het niet eens te zijn met elkaar, maar begrip voor elkaars mening is fundamenteel.
  • Sandwichmethodiek voor feedback: broodjes zijn positieve dingen, beleg is de negatieve kernboodschap. Dus zeg eerst iets positiefs, vervolgens iets negatiefs om daarna af te sluiten met opnieuw iets positiefs. 
  • Breng een goede samenvatting en zorg voor een blik naar de toekomst
    • Praat in de we-vorm: hoe gaan wij hier samen naartoe werken?
Moeilijke gesprekken met vrijwilligers

Proberen te vermijden

  • De moeilijke boodschap brengen met getuigen erbij of in groep persoonlijke gesprekken voeren. 
  • Vaagheid vermijden. Vermijd vaagheid door de boodschap helder genoeg te formuleren. Je creëert vaagheid door bijvoorbeeld te veel eieren onder jouw gesprekspartner te leggen. Zorg dat iedereen de boodschap begrijpt.. 
  • Geen duidelijke beargumentering, beslissing of een negatieve boodschap brengen zonder kennis van zaken.
  • Ventileren
  • Zonder duidelijke waarschuwing op voorhand en/of na de feiten spreken.
  • Het gesprek onvoorbereid beginnen.
Vrijwilligersexpert

Vrijwilligerscoördinatoren dienen goed de dans te verstaan van het ‘volgen’ en ‘leiden’. Het aanvoelen wanneer je moet ‘volgen’ en wanneer ‘leiden’ is een kunst en een evenwichtsoefening. De stap van het ‘volgen’ komt eerst: bv. veel herhalen, taal afstemmen, ziekenbezoek doen, vergaderingen informeler maken,… (afstemmen-luisteren-vertrouwen geven). Voorbeelden van ‘leiden’ zijn wanneer de coördinator grenzen stelt: een vertrek schriftelijk motiveren, inspraak geven binnen een kader,…  (het coachen is intentioneel: bewust, systemisch, doelgericht, niet vrijblijvend, in de richting van missie, visie en doelen van de organisatie).